Google Workspace 亮點一把抓！協助企業遠距辦公高效率

自從疫情爆發，許多企業組織紛紛採取遠距辦公（Work From Home）模式，據美國研調機構 Enterprise Technology Research 調查，今年永久改為遠距工作的人數預計將會增加 1 倍，也因此，企業協作平台成為打造高效率遠距團隊的必要利器。

一套好的企業協作平台需要具備包括介面簡化易上手、高彈性及便利性高等特性，也需兼顧良好的安全及可用性，以保護平台上的資料與使用者存取安全。

企業協作平台 Google Workspace（之前名稱為 G-Suite ）建立在 Google Cloud 遍佈全球的穩定基礎架構上，在改版升級後更有彈性。從前身 G-Suite 到現在的 Google Workspace，已經累積獲得全球 600 多萬家企業支持，以及 26 億名使用者的愛用。

Google Workspace 高度整合平台工具  升級使用者體驗

Google Workspace 改版升級後，最大亮點之一在於實現高度整合的使用者介面。首先，用戶無需下載 Gmail 應用程式或是跳出 Gmail 畫面，即可在 Gmail 建立、分享文件，還能直接參加 Google Meet 視訊會議、查看 Google 日曆上的行程；另外，不論是在 Doc 、Sheet 或 Slide 介面中，都可以隨時另起小視窗，透過 Meet picture-in-picture 召開視訊會議與團隊共同協作 (如圖1)。

此外，在 Docs、Sheet 與 Slide 中也能直接預覽內嵌的檔案，無需切換應用程式及分頁。；而 Doc、Sheet 與 Slide 也能和 MS Office 文件相容，可用來開啟 Office 文件，也可將製作的文檔儲存成為 Office 格式。（如圖2）

同時，Google Workspace 也推出其他的新功能和實用工具，有助於提高工作效率及生產力，包括在 Meet 視訊會議中可以啟動即時字幕，或是透過 AI 降噪功能可過濾掉會議中的雜音，只傳輸人員的聲音等，讓與會者能可更加專注；在 Sheet 中也可以串連 Google BigQuery 的資料工作表，無需使用 SQL 語法即可分析幾百萬列的資料，而其AI 智慧撰寫、文法修訂建議等功能則是能協助使用者更快速的產出文件內容。

延伸閱讀：雲端協作工具助攻遠距溝通！ Google Workspace、Microsoft 365 關鍵功能比較

掌握遠距辦公需求！ Google Workspace 多面向強化平台安全性

Google Workspace 升級改版後，除了更加強化平台使用者體驗外，也提供更多元且安全的方案選擇。首先，企業升級 Google Workspace 後，雲端儲存空間的使用將以團隊所有帳號的總容量來計算，團隊協作將更為彈性。以 Business Standard 版本為例，每個帳號有 2 TB的容量空間，對 5 人的團隊而言，後台總計有 10 TB 容量，若有人使用了8 TB，但總容量未超過 10 TB，仍可正常繼續使用。相較於過去 G Suite 帳號之間的容量不可相容，Google Workspace 在使用上更具彈性。

此外，Google Workspace 也強化協作平台的安全性，保障用戶遠距辦公的需求，包括協同合作應用程式安全、使用者安全、裝置安全及存取權限與資料的安全等。首先，當使用者以 Google Workspace 帳號在各種行動裝置或桌機登入系統時，管理者對終端裝置擁有基本的控管能力，不需安裝任何程式就能遠端抹除帳號；其次，Gmail 預設能提供主動的安全防護，包括防垃圾郵件、防惡意程式及防釣魚程式攻擊等。

接著，針對有處理機密資料需求的重要使用者帳號，可以強制要求多一道安全金鑰的認證才能登入系統（如圖2）。此外，若裝置有任何異常活動，管理者也可以登入 Security center 查看，透過儀表板檢視檔案的共享情形，並可藉由身份認證與存取權限控制來阻擋任何檔案的分享；最後，Google Workspace 也能滿足法規遵循的需求，可以設定郵件歸檔以及保留的政策，並且能依照法務部門的需求來搜集資料，避免因為員工離職而造成資料外洩。

推薦閱讀：資安隱私不成問題！Google Workspace 為您提供最全面的安全措施

知名的 DevOps 流程開發平台 GitLab 從成立之初就採取全遠距工作模式，訂定詳細的全遠距工作流程及管理指南。此外，為了讓分散在 65 個國家的員工與合作夥伴能夠順暢地協同合作，GitLab 採用了 Google Workspace，使得各地的員工皆能跨時區的協作，同時在線組織會議、共同編輯文件並分享資訊，或是在非同步工作的情況下完成任務，而這正是 GitLab 能成功的關鍵因素之一。

事實上，不論有無採取遠距辦公的模式，團隊協作平台對企業來說都已不可或缺，現今不只企業內部員工需要團隊協作，許多專案也經常需要納入外部合作夥伴。全球超過 15 億人擁有 Gmail 帳戶，這讓 Google Workspace 成為絕佳的協作平台，而對許多員工年齡較小年輕的企業或新創公司而言，員工也早已習慣使用 Gmail、Google 雲端 或 Google 行事曆等工具，使用 Workspace 無需教育訓練，員工便能立即快速上手，並透過 Google Workspace 高度整合的使用者介面及新功能，提升團隊協作效率及生產力。

延伸閱讀：Google Security Talks 2020：資安融入開發設計 主動防禦助企業轉守為攻