【 2021 居家辦公懶人包】擁抱雲端協作，應對遠距工作新常態

近期，台灣疫情一波接一波，企業陸續宣布進入遠距、混合辦公模式，打破許多企業員工既有的日常工作模式。當分佈式工作環境逐漸成為新常態，企業內部除了快速訂定遠距辦公因應措施，加快決策腳步之外，決策者是否願意導入雲端協作工具等 IT 資源，協助團隊建立更高效、敏捷的協作模式，對於遠距辦公的成效也是一大影響因素。

擁抱雲端協作工具，打造遠距高效團隊

全球知名的資誠聯合會計師事務所（PWC），在疫情期間運用雲端協作工具 Google Workspace，讓全球各地共 275,000 員工，可以持續進行例行會議。其餘包括提供客戶關係管理（CRM）平台的 Salesforce、知名研調媒體尼爾森（Nielsen），以及英國國家衛生研究院（NIHR）等，都成功導入 Google Workspace 來強化營運流程及溝通效率，應對遠距辦公新常態。

CloudMile 身為 Google Cloud 菁英合作夥伴，持續陪伴企業數位轉型，了解企業面臨疫情，需要維持有效管理及團隊生產力，以持續提供客戶優良的服務。接下來將為您解答雲端協作常見問題，帶您了解企業在不習慣遠距工作模式的情況下，究竟可以如何運用雲端協作工具，維持團隊生產力，安全地保有團隊間的高效、流暢地協作溝通。

CloudMile 統整「遠距辦公常見 FAQ」：

問題一：雲端協作工具為什麼熱門？有什麼使用情境？

無論是哪個產業，團隊間的緊密溝通及協作都相當地重要。因此，當企業短時間內必須調整為遠距、混合辦公模式時，最急迫的需求會反映在「視訊會議軟體」及「文件存取共用」等項目上。根據研調機構 App Annie 報告，近期，Google 視訊會議軟體 Google Meet 在台灣雙平台的熱門下載 App 排名，皆穩居前三，而微軟（Microsoft）的雲端軟體工具也有所成長。

企業運用雲端協作工具，能有效創造全數位化的工作環境，使得團隊間更加無縫合作，溝通管理也能更高效、省時。以 Google Workspace 為例，可以從兩大面向助攻企業營運效率不中斷：

1. 介面簡單、易上手，加速協作效率及流暢度

Google Workspace 打造完善的雲端原生協作平台，團隊成員無需安裝軟體，只要連上網路，無論是透過桌機或手機、平板等行動裝置，都能即時進行線上辦公。同時，Google 能遠端自動將平台更新至最新版本，用戶都能接收到最新的內容；至於視訊會議工具 Google Meet 也無需另外安裝應用程式，只要點擊會議室連結，或是透過 Gmail 信件中的會議邀請通知，便能輕鬆加入會議。

此外，無論是內部員工管理，或是對外的客戶經營，企業皆能輕鬆製作簡單易用的線上 Google 表單，來收集、統合各方意見，而這些意見同時會自動導入 Google 雲端試算表（Google Sheets），方便即時編輯、分析，並隨時進行策略調整。

Google Workspace 作為一個完善的協作平台，讓用戶在單一網頁上，就能快速地切換、串接各項工具及功能，打造順暢、高效的雲端辦公環境。

2. 即時且高度協作，團隊間無縫作業省時省力

以企業專案管理為例，團隊可以在 Google 試算表（Google Sheet）中建立動態專案計畫和甘特圖，讓全球的團隊成員在同個檔案中即時更新工作進度，方便管理專案的截止期限等。當團隊共同在 Google 文件、試算表及簡報中作業，便能確保所有建議都統合在單一文件中，只要是在連網狀態下，系統都能即時更新、儲存修改內容，也能確保瀏覽的文件版本是最新版。

此外，即使在遠距辦公情境下，企業仍會面臨人才招募需求，而人力資源部門通常需要處理不同的求職者管道、最新情況，並與各方進行回報。透過 Google 共用資料夾，人資部門便能輕鬆建立數位員工手冊，方便主管確認求職者資料；也能透過 Google 試算表來追蹤、監控及回報管道狀態，確保所有最新資訊都集中在同個地方，方便相關人員瀏覽及存取。

問題二：文件放上雲端，容易資料外流、遺失？如何確保資料存取安全？

1. 資料存取及帳戶管理機制

在「資料存取」方面，雲端辦公套件能提供相應的權限設定機制。例如，Google Workspace 便能提供多層次存取機制，從最外層的每個共用資料夾，到內部的一個個檔案夾及文件，每層皆能設定檔案共享者的行動權限，像是是否可以編輯文件等。

在「帳戶管理」方面， Google Workspace 提供管理員平台（Admin console），方便企業統一管理所有員工帳戶各項資產，並擁有所有資料檔案的存取權，能隨時轉移、查看各個帳戶的使用情況，便於管理企業。

至於「資料傳輸」部分，雲端大型供應商都會進行加密。Google 使用不同的加密金鑰為文件、郵件等資料進行加密，同時 Google 在台也設有資料中心，對於資料安全更有保障。而針對共用文件可能遭誤刪或遺失的風險，Google Workspace 垃圾桶皆保有 30 天的復原機制，也會紀錄文件存取、編輯的帳戶名及時間，方便追蹤檔案狀態和位置。

2.「保管箱」機制滿足企業法務需求

針對企業法務面的需求，Google Workspace 部分方案能提供「保管箱」機制（ Vault），能減少企業的法務相關風險。保管箱具備包括封存設計、資料遺失防護（DLP）及電子蒐證 (eDiscovery) 等功能，可以將帳戶的 Gmail 往來信件、視訊會議錄製內容、雲端硬碟檔案等資料進行保留，也可以根據需求設定資料保留的期限，當企業遇到法院訴訟或相關緊急狀況時，便能快速地檢索、調查資料，並匯出稽核報告。

延伸閱讀：哪些 Google Workspace 版本支援保管箱機制？

問題三：企業實施分流辦公，當部門 A 改為居家辦公，部門 B 則是留在辦公室，如何保持部門間例行會議及溝通的流暢度？

透過雲端視訊會議工具，團隊可以突破地理空間的限制，讓分散各地的人們得以延續會議討論模式。而對於習慣使用 Gmail 的用戶而言，Google Meet 視訊會議服務可以是絕佳的工具。

以部門或團隊成員間的會議為例，會議發起人可以使用 Google 日曆來確認彼此的行程安排，以避免會議時間衝突，並於雙方空檔時間直接在日曆上排定會議。在確認會議排程的同時，系統便能自動寄送會議確認郵件到成員各自的 Gmail 信箱，讓所有會議邀請集中到 Gmail 信箱，使得成員不易錯過會議時間。

英國國家衛生研究院 (NIHR) 表示，在去年 COVID-19 封城前兩個月間，員工們使用 Google Meet 開會的頻率足足提高了 379 ％，同時搭配使用 Google Workspace 其他文書協作工具進行數據彙整及分析，讓各地超過 8,000 名員工成功於進行約 50 份疫情相關的公衛研究，其中更包含 2 份疫苗的潛在開發研究。

問題四：市面上有許多視訊會議工具，Google Meet 有何優勢及應用？

1. Google Meet 操作簡易，提供多版本功能選擇

Google 雲端協作平台從文書工具、雲端硬碟到信箱等，提供許多人熟悉且直觀的體驗，而 Google Meet 同樣也是「介面輕巧、操作容易」，用戶只需連上網路、開啟鏡頭，即可進行視訊會議，也能單純使用通話功能。企業員工便能快速上手 Google Meet ，意味著能將更多心力專注於團隊溝通及協作。

同時，Google Meet 支援多樣的「視訊會議功能」，包括會議錄影、背景噪音消除及主持人管理等，提升團隊遠距開會的品質及生產力。而對於經常需要在會議中分享高品質影片及音效的團隊，Google Meet 近期也「強化螢幕分享功能」，讓用戶能選擇只分享「單一 Chrome 分頁」，便能以更高品質分享影音內容，優化線上會議的用戶體驗。

此外，在 Google Meet 會議中搭配使用「數位白板 Jamboard」也是一大亮點。 透過Jamboard，團隊即使在異地辦公，仍可以透過手機 App 或平板，保有一邊進行討論一邊手寫會議紀錄的開會模式，即時把想法和創意更新在白板上，Jamboard 也支援許多功能，包括加入 Google 搜尋圖片、即時儲存內容及手寫圖案辨識等，協助團隊發想策略及問題解決更順暢，也加強會議的臨場感。Jamboard 能同時支援 Android / iOS 雙平台，且參與會議的成員可在會議結束後存取內容。

2. 專為專業團隊打造的雲端線上工作區

綜合以上的 Google Meet 功能，並結合 Google 完整的線上平台生態，便能打造團隊專屬的雲端線上工作區。例如，開會時可以在 Google Meet 中分享螢幕畫面，直接即時進行 Google 文件、試算表或是簡報編輯協作，在會議結束後，可以將 Meet 視訊通話紀錄儲存到團隊共享的 Google 雲端資料夾，方便再次觀看會議。透過 Google 雲端線上工作區，遠距團隊可以節省許多溝通、協作成本，將時間與資源投注於策略及問題解決等業務上。

想了解三大視訊會議比較，或是更詳細的 Google Workspace 亮點功能懶人包，歡迎延伸閱讀下列文章：

Google Meet、Microsoft Teams 和 Zoom 關鍵功能整理

Google Workspace 功能＆亮點整理

問題五：多家雲端供應商皆推出「雲端辦公套件」，怎麼選擇適合自身企業的協作工具？

最常見的雲端辦公套件，以 Google 推出的 Google Workspace 和微軟 Microsoft 365 為主。

Google 在全球有超過 15 億人擁有 Gmail 帳戶，用戶們早已相當習慣使用 Google 雲端硬碟作為資料儲存工具。對於許多員工而言，即使企業本身購買 Microsoft 365，部門內部還是會使用 Google Drive 來共享檔案，或是使用 Google Sheet 進行資料統計。在此情況下，企業與其讓員工使用私人的 Gmail 帳號辦公，而有資料外洩的可能性，CloudMile 建議可以直接導入 Google Workspace，由企業統一進行帳戶管理，還能享有更完善、多樣的協作功能，提升團隊整體的協作及溝通效率。

企業選用 Google Workspace，意味著可以同時使用包括 Google 雲端硬碟、Gmail、Google 文件等協作工具，讓員工能輕鬆使用原先就相當熟悉的工具，更快速習慣遠距辦公模式。此外，Google 長期深耕雲端服務，推出的雲端套件整合性、即時性強，且介面簡單易上手，能有效加速團隊遠距辦公效能，並大幅提升溝通順暢度。

延伸閱讀：Google Workspace 有幾種方案？差別為何？

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