統整企業導入 Google Meet 五大原因！助攻視訊會議高品質

隨著疫情持續延燒，近期政府也宣布疫情警戒第三級延長，企業及各級學校陸續採取遠距策略，帶動許多企業、組織開始陸續推行數位化，包括導入視訊會議、雲端協作軟體等生產力工具，甚至是選擇進行雲端搬遷強化企業韌性，為疫情新常態做準備。

對於有一定規模的組織來說，不論是遠距辦公或分流工作，最先受到衝擊的便是團隊每日的溝通協作，也因為無法面對面討論而衍伸出視訊會議的需求。許多企業在評估後，選擇 Google Workspace，運用 Google Meet 維持優良的視訊會議品質，並達到營運不中斷。究竟 Google Meet 支援企業哪些需求？有哪些視訊會議功能？企業如何評估是否使用 Google Meet？以下 CloudMile 將一一為您解答。

企業評估導入 Google Meet 的常見原因：

1. 視訊會議需求大增，盼團隊能快速上手系統操作

疫情迫使企業力行防疫開始居家辦公，急需透過視訊會議軟體來維持每日的業務營運及效率。此時，企業團隊使用 Google Meet 就如使用 Gmail 等 Google 服務，無需安裝軟體，且只要連上網路，開啟瀏覽器，點擊會議連結，或是透過 Gmail 信件中的會議邀請通知，便能輕鬆快速地加入會議。此外，諸多企業開始落實 BYOD (Bring Your Own Devices)，不論是使用桌機或手機、平板等行動裝置，團隊都能即時加入 Google Meet 進行會議討論。根據 Google 官方數據，Google Meet 每月累積平均 30 億分鐘的 Meet 會議時間。

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2. 使用重點視訊會議功能，對於複雜功能並無高度需求

針對企業一般視訊會議所需功能及服務，Google Meet 皆能充分支援，包括邀請外部人員參與會議、分享螢幕畫面、聚集 100 人以上共同在線的會議人數，或是透過行動裝置參與會議等等，完整符合企業使用遠距會議的功能套件。更進階的功能則包括螢幕錄影、分組討論室、舉手發問及直播服務......等等。文章下方將更詳細比較 Google Meet 免費版與付費版的差異。

3. 旗下客戶習慣使用 Google 服務，介面直觀、操作易上手

即使進入遠距辦公模式，維持正常服務仍是企業首要目標。全球超過 15 億人擁有 Gmail 帳戶，雲端協作平台 Google Workspace 每月也有超過 20 億個線上使用者，絕大多數用戶熟悉且習慣操作 Google 服務。

如果客戶多使用 Gmail 作為信件往來，或是使用 Google 文件、Google 簡報等文書工具，建議企業可選擇使用 Google Meet 與客戶進行視訊會議討論。Google Meet 介面如同 Google 其他服務，同樣能提供使用者最熟悉且直觀的操作體驗。

4. 企業盼強化團隊生產力、協作文化，提升團隊敏捷性

有許多企業的部門員工習慣使用 Gmail、Google Drive 等產品，如企業整體導入 Google Workspace，便能進一步升級企業資料安全性及管理便利性，也可以同時享有最完整的 Google Meet 服務。

Google Workspace 平台主打即時協作力，是專為團隊打造的雲端線上工作區。以視訊會議為例，員工在會議前，可以事先將報告內容、文件存入團隊共享 Google 雲端資料夾；開會時，可以直接在 Google Meet 中分享螢幕畫面，同時將連結分享給團隊成員，在同一份 Google 文件、試算表或是簡報中即時地進行編輯協作，確保文件維持最新版本；會議結束後，則可以將 Meet 視訊通話紀錄儲存到雲端資料夾，方便與會人或未與會的同事來觀看。透過這樣的 Google 雲端線上整合工作區，遠距團隊可以節省許多溝通、協作成本，將時間與資源投注於策略及問題解決。

5. 未來無預算購入硬體視訊會議設備，會議形式以小型會議為主

由這次全球爆發疫情來看，環境變動性愈來愈高，企業更應該超前部署，思考如何因應更多的未知與挑戰。建議企業可以從部分導入雲端科技開始，逐步建立雲端協作文化。

對於中小型規模的企業或組織團隊來說，不超過 6 人的小型會議已逐漸成為常態，而透過 Google Meet 即時進行線上會議，團隊成員皆可共享螢幕畫面，使得溝通更加靈活、有彈性，且不再只侷限於實體會議室空間；至於中、大型規模的企業同樣可選擇導入 Google Workspace，強化團隊間的雲端協作，同時搭配硬體會議設備，持續掌握最佳的會議品質。

Google Meet 視訊會議功能：免費版、付費版差別在哪？

通常企業選用雲端協作平台 Google Workspace，方案中除了包含更多實用功能的 Google Meet 服務，還能享有專屬企業網域（Domain）的 Gmail 服務、更無縫的文書工具協作體驗，並強化企業整體的資料安全及管理便利性。以下針對視訊會議的高需求項目，進行 Google Meet 免費版及付費版本比較。

1. 會議上線人數、時間長度：

Google Meet 免費版方案中，一場遠距視訊會議中，最多可支援 100 人；付費版本則最多可以容納 250 人同時在線參與會議，適合進行大型企業全體員工會議、以及線上研討會等；至於會議時間上線部分，Google Meet 付費方案則是能支援完整一天 24 小時的會議時間。

*備註：免費版則是因應疫情，於 6 月 28 日後恢復為每場會議時間上限 1 小時。

2. 直播功能：

Google Meet 免費版本並未包含直播功能，至於付費版本中，Enterprise 方案則能支援最多 10 萬人的線上空間。

3. 會議進階功能、互動性及安全性：

Google Meet 付費版強化會議互動性，增加了包括分組討論室、舉手發問及智慧降噪等功能。至於安全性部分，企業選用 Google Workspace 方案，便能強化包含 Google Meet 在內所有協作服務的安全管理，例如建立團隊共用資料夾，確保公司資料不流失，管理階層也能透過管理員控制台（Admin console），統一管理員工帳戶各項資產，並擁有所有資料檔案的存取權，能隨時轉移、查看各個帳戶的使用情況等，就算遇上員工離職或是轉調部門也都可以快速移轉資料。此外，透過保管箱機制，還能滿足企業法務對於資料遺失防護（DLP）及電子蒐證 (eDiscovery) 等功能需求。

為何透過 CloudMile 導入 Google 服務？

CloudMile 身為全台唯一通過 Google Cloud 官方認證的 MSP 服務供應商，也是 Google Cloud 擁有 Cloud Migration (雲端搬遷) 、Machine Learning (機器學習)、Infrastructure (基礎架構) 以及 Data Analytics (資料分析) 等四項專業認證的菁英合作夥伴。

CloudMile 以台灣作為技術核心，同時拓展香港、新加坡，已經擁有超過 400 家雲端導入經驗，具備完整的轉換流程與推廣辦法，能建議更適合不同規模企業的生產力工具轉移計畫，順利導入生產力工具 Google Workspace。同時，CloudMile 也能助攻企業從雲端評估、實際搬遷，到後續優化維運及技術諮詢等一站式服務，以及 AI 團隊，陪伴企業數位轉型每一步。此外，透過 CloudMile 自有 AI 廣告文案平台 ADsvantage，也能協助許多企業或組織內部的行銷團隊及文字工作者，提升作業效率，專注於策略發想及市場佈局。