Google Workspace 全面升級！Gemini 能幫你做什麼？

Google Workspace 最新變動消息

隨著生成式 AI 的爆發性發展，Gemini 從最初的發佈到現在，更加深入整合生態和聯外擴展，AI 正逐漸改變我們生活與工作的模式。CloudMile 為各位整理 Gemini 的發展歷程，圖中可以看到 Google 在 2023 年底推出了 Gemini 後（當時叫做 Bard），以大約每 3 個月一次大規模更新的頻率，持續更新中。

而自 2025 年 1 月 15 日發布至 1 月底，Google 發出的公告調整以下幾件事：

• Google 正式宣布 Gemini 加入到 Google Workspace Business / Enterprise 版本，用戶可以無需額外付費購買即可進行使用
• Google 停止收取現有 Gemini add-on 訂閱的費用

需注意的是，Google 在公告中也提及在 3 月 17 日，將正式更新上線其功能並進行價格上的調整

簡單而言，截至 2025/03/17 前， Business 和 Enterprise 方案的使用者皆可以免費在 GWS 當中使用 Gemini 享受與其無縫協作的樂趣。CloudMile 特別針對此次改動，整理許多 Gemini 的功能與服務。以下將詳細介紹：

如何在 Google Workspace 中使用 Gemini？

由於 Gemini 的完整功能目前僅在英文界面中提供，若要在 Google Workspace（以下簡稱GWS）中使用 Gemini，您需要確保您的 Google 帳號語言設置為英文，請按照以下步驟更改語言設置：

1. 登入您的 Google 帳號
2. 前往「管理您的 Google 帳號」
3. 點擊「個人資訊」
4. 在「一般偏好選項」中找到「語言」部分，將語言更改為「English（United States）」
5. 保存更改並重新整理您的 GWS 頁面

完成這些設置後，就可以在 GWS 的應用程式中開始使用 Gemini 的功能囉！

為什麼我的 Google Workspace 看不到 Gemini？

如果您在 GWS 中看不到 Gemini，可能是以下原因導致：

1. 使用者的 Google 帳號語言設定不支援 Gemini 功能。
2. 使用者所使用的是基本版（Frontline、Essential 版本）等不含 Gemini 功能的方案，需要升級至 Business 或 Enterprise Starter、Standard、Business Plus 等較高階方案才能使用。
   

   Business / Enterprise Starter 方案僅包含在 Gmail 中的 Gemini、Gemini Advanced和 NotebookLM 功能；Frontline 版和 Essential 版則不包含 Gemini 功能。

3. Google 尚未在使用者所在的地區推出 Gemini 功能，該功能可能仍在逐步推出中。
4. 管理員未啟用相關功能，該功能可能需要由 Google Workspace 管理員在管理控制台中啟用。
5. 使用者的帳號未滿足使用 Gemini 功能的資格條件，例如帳號類型或訂閱計劃限制。

Gemini in Google Workspace 可以做哪些事？

Google Workspace 一直致力於打造無縫的協作生態系，當然在 Gemini 的介接上也毫不馬乎，在許多常見的應用程式中，都可以透過 Gemini 多樣化的功能來加速工作效率。我們可以透過三個層面來歸納 Gemini for GWS 的功能：

內容生成 Help you write / create / design

Gemini 的生成能力在 GWS 各應用程式中表現出色，協助使用者快速生成多樣化的內容，包括文字、圖片和文表模板等，以下將介紹我們可以在哪些 GWS 的服務中實現這些功能：

文字生成

• Gmail：Gemini 可以協助使用者快速撰寫和優化郵件內容，從語氣調整到自動草稿生成，讓溝通更加高效。例如，當需要撰寫正式信件時，Gemini 可根據需求自動調整語氣，確保專業性。

• Docs：Gemini 能夠根據提示(Prompt)自動產生文章、報告或提案，並提供語氣調整和內容優化建議，幫助使用者撰寫流暢且條理清晰的文稿。

圖片生成

• Docs：使用者可以直接在文件中根據個人的需求，生成各類型不同尺寸的圖片嵌入到文件中，讓內容更加吸引人。

• Slides：Gemini 能根據提示生成獨一無二的圖片，讓使用者以更低的製圖或搜圖時間成本，提升簡報的視覺效果。例如：生成新產品的示意圖等。

文表模板生成

• Docs：Gemini 可以幫助使用者輕鬆創建文件設計模板，包含：文件的架構規劃、插圖設計、美編與內容排版等。

• Sheets：Gemini 能夠快速生成多種表格模板，例如：專案時程追蹤表、活動預算追蹤表等，協助使用者更好地整理和呈現資料。

資訊統整 Help you summarize / organize

無論是結構化或非結構化的檔案，Gemini 都能夠協助使用者高效地統整和分析資訊，節省時間並提升決策品質：

• Drive：在 Drive 側邊欄中，Gemini 可以總結多個文件，或透過問答的方式，分析文件中的論述。除此之外，也可以透過多種方式讓 Gemini 協助尋找檔案，例如：尋找含有特定內容的文件。

• Sheets：使用者可以透過 Gemini 快速統整數據，例如：銷售趨勢分析、市場調查表單等，並進一步使用 Gemini 分析數據當中可能隱含的潛在議題。

• Gmail：透過總結郵件的功能，使用者可以直接從郵件或郵件線索中生成摘要，掌握關鍵資訊。
  

加速溝通 Help you connect

在現代工作環境中，快速而有效的溝通至關重要，無論是跨組織合作，或者是需要多語言協作的模式，Gemini 在這方面也提供了強大的支援：

• Meet：使用者可以一鍵開啟自動撰寫會議筆記的功能，並在 Google Docs 中修改內容與分享給與會者。此外，Gemini 也會即時根據會議的內容進行摘要，讓較晚進入會議室的人員也可以快速了解已討論的內容。

• Chat：Gemini 可協助總結長時間的對話，確保團隊成員間的溝通更順暢。

• Gmail：可用於查詢郵件、總結內容、翻譯郵件，並協助撰寫回覆。此外，它也能分析使用者的回應方式、對方的信件意圖等，幫助使用者做出更佳應對，進一步提升郵件處理效率。

Gemini 側邊欄有什麼特別之處？

在擁有 Gemini 功能的 GWS 中，無論是 Google Drive、Gmail、Chat、Docs、Slides 或是 Sheets 等生產力工具中，都可以透過側邊欄與 Gemini 進行協作。大方向而言，我們可以透過側邊欄做到以下幾件事情：

1. 查看 Gemini 在該工具中的功能
   
   Gemini 在側邊欄提供直覺且結構化的功能介面，讓使用者能夠快速掌握各項 AI 輔助功能。透過精心設計的分類，使用者可以輕鬆找到最適合當前工作情境的 AI 功能，大幅提升工作效率。

2. 值得注意的是，Gemini 的側邊欄功能會根據不同的 GWS 應用程式進行調整。例如，在 Google Docs 中，側邊欄著重於文件處理相關功能，包括文件摘要、輔助寫作以及創意發想等功能；而在 Google Sheets 中，則專注於數據分析與視覺化呈現，提供數據摘要、深度分析以及圖表生成等功能，確保每個應用程式都能發揮最大效益。

2. 更快速地完成特定任務的 Prompt

   點擊側邊欄的功能後，系統會自動展開預設的任務指令範本，其中包含特別標記的常變動區塊，讓使用者能快速修改關鍵內容來符合特定需求。這些預設範本不僅節省了撰寫指令的時間，還能確保指令的格式正確且有效。當然，若預設範本無法滿足需求，使用者也可以選擇完全自訂指令，發揮更大的彈性來達成特定工作目標。

3. 引用檔案，生成更符合使用者情境的內容

   使用生成式 AI 時，最令人擔憂的就是幻覺問題（Hallucination），即 AI 生成的內容與事實不符。為了降低這種風險，Gemini 結合側邊欄與 Smart Menu 功能，讓使用者能在下指令時，透過貼上文件連結或輸入「@」選擇特定文件的方式，讓 Gemini 參考這些內容來生成更精確且符合實際應用情境的輸出，確保資訊的準確性與相關性。

不只強化 GWS，這些工具讓工作效率更上一層樓

Gemini Advanced 更強大的模型支援

使用者若開啟網頁版 Gemini 應用程式，會發現已被升級為 Gemini Advanced ，它支援更強的 AI 模型，能理解更多的上下文內容，完成更多複雜的任務，讓使用者在搜尋外部來源資料時有了更好的選擇。另外，它也與 GWS 生態整合，可快速引用 GWS 的檔案進行分析處理，進一步產出更全面性、能夠綜觀大局的內容，以下將介紹其與一般版本的 Gemini 有何不同：

• 支援 Imagen 3 圖像模型：只要說出想像的畫面，便可透過 Google 高品質的文字轉圖像模型生成圖片，讓創作更豐富多元。

• 引用檔案與多任務處理能力：使用者可以從 Google 雲端硬碟或裝置上傳檔案，並執行更多複雜的任務，如：清理及分析資料、繪製視覺化圖表、分析與總結報告內容或撰寫程式碼。

• 透過 Gem 打造專屬的 AI Agent：Gem 是自訂版本的 Gemini，可協助你處理重複工作或精進新領域的專業知識，節省時間增加工作效率。

Google Vids 影片框架生成

透過 Gemini 的輔助，讓影片製作變得更加高效且易於上手，使用者能夠在Google Vids 輕鬆快速地創作影片說出您的故事，包括生成影片大綱、腳本、樣式、音效，特別適合在品牌行銷影片、產品展示、教育訓練、公司活動宣傳等。以下是 Google Vids 主要功能的詳細介紹：

• AI框架生成：Google Vids 可依 prompt 文字描述或根據引入的文件，生成影片腳本與分鏡框架建議，使簡報更具動態視覺效果，適用於需要製作教學內容或品牌行銷影片等富含創造力的情境。

• AI 旁白生成：使用者可以選擇多種風格的專業旁白語音，快速生成自然、流暢的影片語音。

• 圖片生成：Gemini 可協助使用者在 Google Vids 中生成不同尺寸的圖片，快速生成原創性高的影片插圖。

NotebookLM 知識管理助理

透過 Gemini Advanced，您可以蒐集並分析內外部資料，而 NotebookLM 則進一步將這些多模態資料整理成個人化的 AI 資料庫（即 NotebookLM 中的筆記本），進行更深入的歸納與分析。NotebookLM 的回應皆基於匯入的資料來源，大幅減少幻覺產生的機會。不僅可作為個人 AI 資料庫進行問答與分析，也能共享與協作，加速知識傳播。企業也可利用 NotebookLM 整理大量不同類型的資料，轉化為 FAQ 等實用資訊。

以下是 NotebookLM 主要特色及功能的介紹

• 支援多種類型(多模態)資料進行分析：NotebookLM 可匯入多種資料類型，包含：PDF、Google 文件或 Google 簡報、網站、YouTube 影片、音訊檔案、帶旁白的影片，運用 Gemini 2.0 的多模態理解能力生成摘要、問題指引、分析，找出主題之間的有趣關聯。

• 支援長文本即時分析：可即時分析超長文本，每個匯入來源內容的長度可達 500,000字(哈利波特前四集約為 460,000字)，且小於 200MB 的檔案。NotebookLM 可建立 100 個筆記本，每個筆記本最多可匯入 50 個來源；NotebookLM plus 可建立 500 個筆記本，每個筆記本可容納 300個來源。

• 有效減少幻覺(Hallucination)：NotebookLM 回覆皆依據匯入的資料，減少幻覺(Hallucination)，增加回應可靠度。且 NotebookLM 會在回覆中清楚的標明引用的來源，點選引用的來源時會即時顯示該來源所引用的段落，以快速進行資料來源找尋資料查證。

聯繫 CloudMile 協助您快速導入 AI 優化工作流程

Google Workspace 的 Gemini 正在改變我們的工作方式，讓 AI 成為日常協作的強大助手。無論是自動撰寫郵件、生成文件內容，還是提供更智慧的數據分析，Gemini 都能幫助企業提升效率，專注於更有價值的決策與創新。

然而，NotebookLM 的出現，使我們能夠針對特定檔案資料進行高效整合，在確保資訊準確性的同時，避免 AI 幻覺產生。它帶來全新的知識吸收與管理方式，若能善加運用，將成為個人知識管理的強大工具。

如果你的團隊正在考慮導入 AI 來優化工作流程，或希望更深入了解 Gemini 在企業應用上的潛力，歡迎與 CloudMile 萬里雲 聯繫。我們專注於 AI 與雲端技術，能夠協助你找到最適合的解決方案，加速企業數位轉型！