Google Workspace 升級協作體驗，多項 AI 新功能一次看

16 年前，Google 發表了 Google Docs 和 Google Sheets，並推出雲端共編、協作的新工作模式。如今，此種彈性的工作方式已成為世界上數十億 Google Workspace 用戶的生活習慣。自從 Google 去年推出 smart canvas 工具強化平台功能，便持續透過 AI 來優化使用順暢度及效率，協助用戶強化混合辦公時代的競爭力。CloudMile 身為 Google Cloud 菁英合作夥伴，不僅能提供企業新世代行動雲端辦公平台，還能提供包括企業方案版本評估、帳號移轉、技術支援等服務。我們於本文統整 Google Workspace 平台新功能，包括 Google 文件 AI 自動摘要、無分頁格式及 Google Sheet 公式修正建議等。

Google 文件新功能懶人包：

1. 內建 AI 系統自動摘要文件

如何從每天大量的資訊中快速掌握重點，影響著工作與決策效率。因此，Google 新推出 AI 自動生成的 Google Docs 文件摘要功能，能一鍵取得整份文件的簡要概述，立即掌握重點。該功能也允許用戶根據系統自動產生的摘要進行手動編輯。根據 Google Workspace 官方，目前此功能已經向所有用戶釋出。（官方通常會根據地區逐步推出功能，如您的功能尚未更新，請稍待）

2. 推出無分頁（pageless format）格式，支援跨頁瀏覽、協作

我們的新工具移除了以前在辦公室電腦個人作業的限制。舉例來說，傳統文件有頁面分隔，是可用於列印文件的設計，但是這個功能讓跨頁內容協作變成較為困難。為了改善此問題，我們推出無分頁格式的 Google Docs 文件，將分頁邊界移除，讓整份文件都可以呈現在您的裝置或螢幕。 因為實體列印的需求已大大降低，無分頁模式讓整個團隊可以透過更大的表格、圖片或更詳細的註解，使得在檔案中協作更加輕鬆。如果您想將文件列印出來或轉為 PDF 檔，您也能輕易的切換回分頁模式。根據 Google Workspace 官方，目前無分頁格式已經向所有用戶推出。

3. 支援多樣「互動式模組」，加快業務流程效率

此外，Google 也在 smart canvas 推出大量的模組（building blocks），用戶只需輸入@符號，就能在文件中做到智慧連結，來指派其他團隊成員，或是匯入附件檔案、會議資訊及行事曆等資訊，讓新的協作功能更加強大。此外，Google 還將此功能拓展至電子郵件，透過 Google 文件全新的電子郵件草稿範本（email draft template），用戶可以在編輯完成後點選匯出至 Gmail，文件內容就能被轉換成為電子郵件草稿，而所有相關欄位也會自動填寫。Google 官方指出，電子郵件草稿模板功能將會在數星期內推出；Google 也將推出會議記錄範本（meeting notes template），可自動匯入日曆會議邀請，如參與者、附件檔等，省下手動執行的步驟。

4. 可在 Google 文件中預覽 Google Maps，高度整合平台功能

Google Workspace 作為新一代雲端辦公套件，持續優化各項功能，減少用戶切換分頁的時間，並且能最有效地將資訊整合在同份文件中。Google 指出，透過新推出的地圖智慧連結（Maps smart chip），用戶可以在 Google 文件中直接預覽 Google Maps（Google 地圖），檢視包括座標地點、圖像及地址等資訊，或點擊縮圖後在文件的側邊欄開啟預覽功能。

Google 試算表將支援「公式校正」功能，加速數據驅動決策 

由於企業都希望快速前進，因此所有員工，不僅僅是資料分析師，都可以快速並輕鬆地做出以資料為依據的決策，是相當重要的。然而，要知道甚麼需要分析或是快速產生沒有錯誤的結論是相當不容易的。這就是為什麼我們持續改善 Google Sheets，讓使用者可以更輕鬆快速從資料中獲得所需。

在 Google Sheet 使用體驗部分，如何將數據透過公式正確地產出所要的結論，是使用者的關鍵需求。對此，Google 去年推出了公式建議功能（formula suggestions），系統會按照用戶所分析的資料內容，自動推薦可使用的公式與功能，根據 Google Workspace 官方，目前每個星期都有超過 300 萬個公式建議被使用者所接受；隨後也將支援「公式校正功能」（formula corrections），提供 AI 智能建議，協助用戶解決公式問題、找出錯誤。該功能將會在數星期內推出。

本文部分編譯 Google Cloud Blog: Unleash collaboration with new experiences in Google Workspace   

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