Google Workspace 升級協作體驗,多項 AI 新功能一次看

16 年前,Google 發表了 Google Docs 和 Google Sheets,並推出雲端共編、協作的新工作模式。如今,此種彈性的工作方式已成為世界上數十億 Google Workspace 用戶的生活習慣。自從 Google 去年推出 smart canvas 工具強化平台功能,便持續透過 AI 來優化使用順暢度及效率,協助用戶強化混合辦公時代的競爭力。CloudMile 身為 Google Cloud 菁英合作夥伴,不僅能提供企業新世代行動雲端辦公平台,還能提供包括企業方案版本評估、帳號移轉、技術支援等服務。我們於本文統整 Google Workspace 平台新功能,包括 Google 文件 AI 自動摘要、無分頁格式及 Google Sheet 公式修正建議等。

Google 文件新功能懶人包:

1. 內建 AI 系統自動摘要文件

如何從每天大量的資訊中快速掌握重點,影響著工作與決策效率。因此,Google 新推出 AI 自動生成的 Google Docs 文件摘要功能,能一鍵取得整份文件的簡要概述,立即掌握重點。該功能也允許用戶根據系統自動產生的摘要進行手動編輯。根據 Google Workspace 官方,目前此功能已經向所有用戶釋出。(官方通常會根據地區逐步推出功能,如您的功能尚未更新,請稍待)

透過內建 AI 系統自動摘要文件重點(source: Google Cloud Blog)
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2. 推出無分頁(pageless format)格式,支援跨頁瀏覽、協作

我們的新工具移除了以前在辦公室電腦個人作業的限制。舉例來說,傳統文件有頁面分隔,是可用於列印文件的設計,但是這個功能讓跨頁內容協作變成較為困難。為了改善此問題,我們推出無分頁格式的 Google Docs 文件,將分頁邊界移除,讓整份文件都可以呈現在您的裝置或螢幕。 因為實體列印的需求已大大降低,無分頁模式讓整個團隊可以透過更大的表格、圖片或更詳細的註解,使得在檔案中協作更加輕鬆。如果您想將文件列印出來或轉為 PDF 檔,您也能輕易的切換回分頁模式。根據 Google Workspace 官方,目前無分頁格式已經向所有用戶推出。

在無分頁格式下,Google 文件可突破傳統文件的寬度限制,延長表格寬度(source: Google Cloud Blog)
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3. 支援多樣「互動式模組」,加快業務流程效率

此外,Google 也在 smart canvas 推出大量的模組(building blocks),用戶只需輸入@符號,就能在文件中做到智慧連結,來指派其他團隊成員,或是匯入附件檔案、會議資訊及行事曆等資訊,讓新的協作功能更加強大。此外,Google 還將此功能拓展至電子郵件,透過 Google 文件全新的電子郵件草稿範本(email draft template),用戶可以在編輯完成後點選匯出至 Gmail,文件內容就能被轉換成為電子郵件草稿,而所有相關欄位也會自動填寫。Google 官方指出,電子郵件草稿模板功能將會在數星期內推出;Google 也將推出會議記錄範本(meeting notes template),可自動匯入日曆會議邀請,如參與者、附件檔等,省下手動執行的步驟。

(source: Google Cloud Blog)
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4. 可在 Google 文件中預覽 Google Maps,高度整合平台功能

Google Workspace 作為新一代雲端辦公套件,持續優化各項功能,減少用戶切換分頁的時間,並且能最有效地將資訊整合在同份文件中。Google 指出,透過新推出的地圖智慧連結(Maps smart chip),用戶可以在 Google 文件中直接預覽 Google Maps(Google 地圖),檢視包括座標地點、圖像及地址等資訊,或點擊縮圖後在文件的側邊欄開啟預覽功能。

(source: Google Cloud Blog)
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Google 試算表將支援「公式校正」功能,加速數據驅動決策 

由於企業都希望快速前進,因此所有員工,不僅僅是資料分析師,都可以快速並輕鬆地做出以資料為依據的決策,是相當重要的。然而,要知道甚麼需要分析或是快速產生沒有錯誤的結論是相當不容易的。這就是為什麼我們持續改善 Google Sheets,讓使用者可以更輕鬆快速從資料中獲得所需。

在 Google Sheet 使用體驗部分,如何將數據透過公式正確地產出所要的結論,是使用者的關鍵需求。對此,Google 去年推出了公式建議功能(formula suggestions),系統會按照用戶所分析的資料內容,自動推薦可使用的公式與功能,根據 Google Workspace 官方,目前每個星期都有超過 300 萬個公式建議被使用者所接受;隨後也將支援「公式校正功能」(formula corrections),提供 AI 智能建議,協助用戶解決公式問題、找出錯誤。該功能將會在數星期內推出。

(source: Google Cloud Blog)
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本文部分編譯 Google Cloud Blog: Unleash collaboration with new experiences in Google Workspace   

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