Google Workspace 亮點一把抓!協助企業遠距辦公高效率

自從疫情爆發,許多企業組織紛紛採取遠距辦公(Work From Home)模式,據美國研調機構 Enterprise Technology Research 調查,今年永久改為遠距工作的人數預計將會增加 1 倍,也因此,企業協作平台成為打造高效率遠距團隊的必要利器。

一套好的企業協作平台需要具備包括介面簡化易上手、高彈性及便利性高等特性,也需兼顧良好的安全及可用性,以保護平台上的資料與使用者存取安全。

企業協作平台 Google Workspace(之前名稱為 G-Suite )建立在 Google Cloud 遍佈全球的穩定基礎架構上,在改版升級後更有彈性。從前身 G-Suite 到現在的 Google Workspace,已經累積獲得全球 600 多萬家企業支持,以及 26 億名使用者的愛用。

Google Workspace 高度整合平台工具  升級使用者體驗

Google Workspace 改版升級後,最大亮點之一在於實現高度整合的使用者介面。首先,用戶無需下載 Gmail 應用程式或是跳出 Gmail 畫面,即可在 Gmail 建立、分享文件,還能直接參加 Google Meet 視訊會議、查看 Google 日曆上的行程;另外,不論是在 Doc 、Sheet 或 Slide 介面中,都可以隨時另起小視窗,透過 Meet picture-in-picture 召開視訊會議與團隊共同協作 (如圖1)。

圖1:在Docs、Sheet、Slide 中可隨時組織會議,無須切換分頁。
icon/enlarge

此外,在 Docs、Sheet 與 Slide 中也能直接預覽內嵌的檔案,無需切換應用程式及分頁。;而 Doc、Sheet 與 Slide 也能和 MS Office 文件相容,可用來開啟 Office 文件,也可將製作的文檔儲存成為 Office 格式。(如圖2)

同時,Google Workspace 也推出其他的新功能和實用工具,有助於提高工作效率及生產力,包括在 Meet 視訊會議中可以啟動即時字幕,或是透過 AI 降噪功能可過濾掉會議中的雜音,只傳輸人員的聲音等,讓與會者能可更加專注;在 Sheet 中也可以串連 Google BigQuery 的資料工作表,無需使用 SQL 語法即可分析幾百萬列的資料,而其AI 智慧撰寫、文法修訂建議等功能則是能協助使用者更快速的產出文件內容。

延伸閱讀:雲端協作工具助攻遠距溝通! Google Workspace、Microsoft 365 關鍵功能比較

圖 2:Doc、Sheet 與 Slide 已可與 MS Office 文件相容,可用來開啟 Office 文件,也能在 Gmail 中直接開啟 Office 文件。
icon/enlarge

掌握遠距辦公需求! Google Workspace 多面向強化平台安全性

Google Workspace 升級改版後,除了更加強化平台使用者體驗外,也提供更多元且安全的方案選擇。首先,企業升級 Google Workspace 後,雲端儲存空間的使用將以團隊所有帳號的總容量來計算,團隊協作將更為彈性。以 Business Standard 版本為例,每個帳號有 2 TB的容量空間,對 5 人的團隊而言,後台總計有 10 TB 容量,若有人使用了8 TB,但總容量未超過 10 TB,仍可正常繼續使用。相較於過去 G Suite 帳號之間的容量不可相容,Google Workspace 在使用上更具彈性。

此外,Google Workspace 也強化協作平台的安全性,保障用戶遠距辦公的需求,包括協同合作應用程式安全、使用者安全、裝置安全及存取權限與資料的安全等。首先,當使用者以 Google Workspace 帳號在各種行動裝置或桌機登入系統時,管理者對終端裝置擁有基本的控管能力,不需安裝任何程式就能遠端抹除帳號;其次,Gmail 預設能提供主動的安全防護,包括防垃圾郵件、防惡意程式及防釣魚程式攻擊等。

接著,針對有處理機密資料需求的重要使用者帳號,可以強制要求多一道安全金鑰的認證才能登入系統(如圖2)。此外,若裝置有任何異常活動,管理者也可以登入 Security center 查看,透過儀表板檢視檔案的共享情形,並可藉由身份認證與存取權限控制來阻擋任何檔案的分享;最後,Google Workspace 也能滿足法規遵循的需求,可以設定郵件歸檔以及保留的政策,並且能依照法務部門的需求來搜集資料,避免因為員工離職而造成資料外洩。

推薦閱讀:資安隱私不成問題!Google Workspace 為您提供最全面的安全措施

圖 3:Google Workspace 除了帳密登入外,可多設定一道安全金鑰認證。
icon/enlarge

知名的 DevOps 流程開發平台 GitLab 從成立之初就採取全遠距工作模式,訂定詳細的全遠距工作流程及管理指南。此外,為了讓分散在 65 個國家的員工與合作夥伴能夠順暢地協同合作,GitLab 採用了 Google Workspace,使得各地的員工皆能跨時區的協作,同時在線組織會議、共同編輯文件並分享資訊,或是在非同步工作的情況下完成任務,而這正是 GitLab 能成功的關鍵因素之一。

事實上,不論有無採取遠距辦公的模式,團隊協作平台對企業來說都已不可或缺,現今不只企業內部員工需要團隊協作,許多專案也經常需要納入外部合作夥伴。全球超過 15 億人擁有 Gmail 帳戶,這讓 Google Workspace 成為絕佳的協作平台,而對許多員工年齡較小年輕的企業或新創公司而言,員工也早已習慣使用 Gmail、Google 雲端 或 Google 行事曆等工具,使用 Workspace 無需教育訓練,員工便能立即快速上手,並透過 Google Workspace 高度整合的使用者介面及新功能,提升團隊協作效率及生產力。

延伸閱讀:Google Security Talks 2020:資安融入開發設計 主動防禦助企業轉守為攻

更多成功案例

CloudMile 聯手 Google Cloud 規劃一系列的 Google Workspace 線上研討會,透過四大攻略,協助企業打造高效率的遠距團隊!

了解更多
訂閱 CloudMile 電子報

所有 CloudMile 最新消息、產品動態、活動資訊和特別優惠,立即掌握。