解答 Google Workspace(舊稱G Suite)費用等常見問題懶人包

一、Google Workspace(G Suite) 基本介紹相關問題

1. G Suite 是什麼?

Google Workspace 是一整套雲端應用程式的簡稱(舊稱為 G Suite 或 Google Apps for Work / Google Apps for Business,現已全面改版升級為 Google Workspace),可滿足企業用戶聯繫、儲存檔案、控管專案進度以及保護資料安全等各種需求,有常見的Gmail和Google日曆、Hangouts Meet 等方便同事交流、視訊會議、分享行程,還有Google 文件、簡報和試算表等各種可多人即時線上編輯的工具,也有雲端硬碟和保管箱等可以儲存和保留、搜尋及匯出各個機構在特定應用程式中的資料。

2. G Suite 有哪些優點?跟其他雲端協作工具又有什麼不同?

>> Google Workspace 一次備齊所有協作利器

疫情發生後工作模式不再侷限,如何加速數位化以利增加彈性與韌性成為諸多工作者與企業首要解決的問題,現在越來越多企業將原本的 IT 系統搬移到雲端服務平台,有效利用雲端協作和生產力工具,而雲端協作工具以 Google 的 G Suite 以及 Microsoft的Office 365 為大宗。

與 Office 365 相比,G Suite 的選擇方案較為簡單,分別為 Basic、Business 以及更進階的 Enterprise版本,而 Office 365 選擇方案有多種類,從個人、家務、商用等等 10 餘種,支付費用從幾百元到數萬元不等,企業可以依據自己的需求選擇最適方案。G Suite 各項方案比較,請參考 G Suite 版本比較;Office 365 各項方案比較,請參考比較所有 Microsoft Office 產品

>> 保持團隊生產力與溝通力,為使用者重塑全新工作體驗

Google Workspace 為使用者精心設計的整合式平台,重要的溝通與協作工具一應俱全,例如即時通訊、電子郵件、語音和視訊通話,以及內容管理機制。新功能包括:

  • 連結預覽 (已推出):可讓使用者在文件、試算表和簡報中直接預覽連結,無需為了查看內容切換應用程式及分頁,進而省下更多時間來完成工作。
  • 文件、試算表和簡報的智慧型方塊 (陸續推出):當使用者在文件中使用 @ 符號提及協作夥伴時,畫面上將出現彈出式視窗,顯示相關內容的詳細資訊,並進一步提供建議的動作,例如共用文件。有了 Google Workspace,無論原先是在使用文件、試算表或簡報,都能直接在該項工具中查看相關內容並與他人互動,提高工作完成效率。

G Suite 中的 Google Docs, Google Sheets 與 Google Slides 讓企業有效利用雲端進行資料共同編輯,另外 G Suite 相較於免費版個人帳號的雲端硬碟擁有更佳的隱私保護,因為 G Suite 的帳號由各個公司掌管。

Google Workspace 更加整合了即時訊息、視訊會議、文件與工作管理等協作的核心功能,不但奠基於值得信賴的Google 安全防護機制,也採用最節能的 GCP 雲端技術。身為 Google Cloud 菁英合作夥伴的 CloudMile,擁有專業技術與導入經驗,能夠提供完整的諮詢與一站式技術支援,包含教育訓練、資料搬遷、帳號啟用、雲端整合等等,實踐您數位轉型的每一步!

數位轉型的核心在於內部資料數位化,讓數據驅動助於企業成長;再者,企業必須加速團隊協作與生產力,得以持續保有成長幅度。具備全球基礎架構的 Google Workspace 為企業首選之生產力工具,當中包含來自美國舊金山的CRM全球供應商:Salesforce。

二、Google Workspace(G Suite) 企業版客戶案例/成功案例相關問題

3. 有沒有國外知名企業使用了 G Suite 獲得很好的成效可以參考?

您可以參考哥倫比亞的第三大銀行 Banco Davivienda的應用經驗,擁有超過 1000 萬客戶、作為哥倫比亞最成功的銀行之一,Banco Davivienda 使用 G Suite 完成數位轉型的專案,例如導入 Hangouts Meet,用於大型聚會 – 例如分佈於 4 個城市的百人會議以及臨時視訊會議。客戶滿意地表示「我們的許多員工現在經常透過他們的個人電腦、手機或平板電腦使用 Hangouts Meet,而且效果非常好。這有助於減少差旅次數,甚至在同一城市的辦公室之間的交通。」

推薦觀看:【雲端小教室】金融轉型再升級的幕後推手:Google Cloud

另外,高露潔半年內將 28,000 位員工的日常作業系統搬遷至 G Suite,有效幫助改善高露潔產品的品質和上市時間,還可節省以前在日常協作上花費的時間和成本,同時增加員工與客戶、同事和合作夥伴的互動。

三、Google Workspace(G Suite) 企業版導入前評估相關問題

4. 使用 G Suite 有什麼常見需求?

若公司有需要專屬的企業信箱、雲端服務、辦公軟體、協同作業的需求,G Suite 是您很好的選擇。

5. 個人版的 Gmail 與企業版的 G Suite 有什麼不同?

個人版的由 Google 管理,無法被公司監督,但是企業版的 G Suite 視為各個公司的資產,由各個公司來監督,除了擁有自己的網域之外,還能調整 DNS 的相關設定。

企業版的 G Suite 依容量區分可分為一般版(30GB)和無限版(若少於5人,每人可享有1TB容量),每個帳號的使用過程都會被詳細記錄,因此更方便企業自行進行郵件與安全性審核,此外更不推播任何的廣告資料。

6. 我不能跟 Google 直接購買 G Suite 嗎?為什麼還需要透過 CloudMile 來購買?

當然可以在 Google 官方網站上購買!身為 G Suite 的核心策略合作夥伴,CloudMile 將會提供客戶導入前完整的諮詢、導入後的技術支援。兩者的不同之處在於,跟 Google 直接購買為單純的帳號服務;而與 CloudMile 購買,除了帳戶服務,還有提供在地的技術支援。

7. 我們公司沒有設定過網域名稱,CloudMile 的服務是否能協助公司代辦?

客戶除了可以參考 CloudMile 技術文件,自行完成設定網域之外,也可選擇購買 CloudMile 的設定服務(請提供欲購買的網域名稱,再之後提供總報價給您)。

8. 如果我們公司原先就在使用/試用 G Suite 的服務,現在想要轉交給 CloudMile 協助代繳應該怎麼做?

轉交給 CloudMile 很簡單!客戶只要提供您的網域名稱以及轉移碼便可以完成轉交,整個轉交過程不到一分鐘的時間。歡迎您隨時與我們聯繫。

9. 如果想要原先的 Gmail 個人版升級直接升級到 Gmail 企業版,我該怎麼處理呢?

由於個人 Email 和 G Suite 是不一樣的網域,因此不能直接升級!請客戶先準備網域,然後購買 G Suite 將個人信箱裡的資料搬移過去即可。

四、Google Workspace(G Suite) 管理員&安全性相關問題

10. 公司放在 G Suite 上的資料會有安全性的保障嗎?是否存在資料被竊取的風險?

這邊提供 Google G Suite 在資料安全的兩份資料:G Suite 安全性及信任與 G Suite 安全性白皮書,G Suite 主要是透過管理員來管理,放上雲端資料夾的資料也都是由使用者自己設定權限,權限以外的人是看不到內容的。 Google 本身是雲端公司,在資料保密的方面做得很扎實,也通過許多官方的認證,敬請放心。

11. CloudMile 的服務過程會提供服務保證條款嗎?

CloudMile根據 G Suite SLA 做為評斷依據,若發生服務故障,將協助客戶向 Google 依據相關的用戶條款,進行詢問或申請賠償,服務品質以及售後服務皆有良好保障。詳細資訊請參考:G Suite 服務水準協議

五、Google Workspace(G Suite) 導入相關問題

12. 導入 G Suite 服務會需要多少工作天數?

由於導入 G Suite 根據公司現階段使用的系統、人數多寡有所差異,因此 1~10 天的工作時間都有可能。

13. 我們公司需要提供給 CloudMile 的資料有哪些?

客戶只要提供您的網域名稱以及轉移碼便可以完成轉交,整個轉交過程不到一分鐘的時間。歡迎與我們聯繫!

六、轉由向 Google Workspace(G Suite) 台灣經銷商購買相關問題

14. 如果我們公司原先就在使用/試用 G Suite 的服務,現在還可以轉由跟 CloudMile 購買嗎?

客戶不論之前在 Google 官方上或是其他經銷商購買 G Suite,隨時都可以轉由跟 CloudMile 合作與購買。

15. 我們目前已經在使用 G Suite,如果現在轉由 CloudMile 購買,不知道日後在使用 G Suite 上會有什麼影響?

不會有任何影響,只有經銷商改為由 CloudMile 為客戶服務。

16. 我們公司原先已經跟 Google 購買 G Suite,如果現在想要轉由跟 CloudMile 購買,不知道我原先的帳單會怎麼計算呢?

完成轉移程序後,截至轉移當天的費用由原本付款方式按比例支付,轉移後帳戶將適用新約期授權,並由我們向您收款。

七、Google Workspace(G Suite) 信件轉移備份相關問題

17. 原本在其他伺服器上的公司郵件,CloudMile 可以協助轉移至 G Suite 上嗎?

執行遷移作業,必須使用客戶的管理控制台操作,客戶可以透過 CloudMile 提供的技術文件,完成轉移流程。

18. 如果公司原先已經有郵件伺服器,是否可以再使用 G Suite,也就是兩個以上的郵件伺服器?

郵件伺服器需要 MX 記錄的輔助,才能將電子郵件導向 G Suite 帳戶,若是同時用兩個郵件伺服器的話會有一邊無法收到信,就像住家的地址是唯一的,根據公司的使用情境可以再討論,建議與我們專人聯絡諮詢。

19. 如果公司結束營業、或是員工離職,G Suite 是否能轉移以及匯出?甚至刪除?

關於 G Suite 的轉移,首先在刪除帳戶時,就需要先轉移才能刪除。已經刪除的帳號也可以在 20 天以內修復回來。

CloudMile 建議轉移過程先轉移到某個單一帳戶,最好是超級管理員身份,然後再利用匯出工具,匯出機構裡的資料。(目前 Google 無法單獨匯出特定的資料類型和部分使用者,僅能全部匯出)

當然,在匯出資料上本身會有些限制,這部分可以參考 G Suite 管理員說明:匯出貴機構的資料

八、Google Workspace(G Suite)費用與付款相關問題

20. CloudMile 會如何收取 G Suite 的費用?有含稅嗎?如何開立發票?

CloudMile 提供一般匯款,我們只會收取服務費用以及 5%的銷售稅,若您選擇自行購買 G Suite 則需自行額外負擔稅額,最後我們提供附有買受人統編的電子發票。

 九、Google Workspace(G Suite)管理員與管理相關常見問題

21. G Suite 的帳號名稱可以事後進行修改嗎?

由於 G Suite 帳號會連結到雲端服務,因此雖然 G Suite 帳號名稱可以進行修改,然而可能會影響其服務與舊有資料的連動。

22. 如果現有員工準備離職而同時招募進新員工,公司還需要再重買新帳戶嗎?

企業可以直接刪除離職員工的帳戶並建立新的帳戶給新進員工使用。只要企業增加的帳戶數量不超過原先購的帳戶數量就不需要再進行購買。

23. 管理控制後台的管理員只能設立一個嗎?

管理員沒有人數上的限制,一切交給公司自由指派,建議不要多於三位。

24. G Suite是否可以管理多個網域?

G Suite 可以同時設定主網域、多個次網域、與別名網域,透過同一個管理控制台集中管理所有網域,這不需額外付費。請參考 G Suite 管理員說明:新增或變更網域;多個網域新增的設定與使用者建立說明,請參考G Suite管理員說明:在 G Suite 或 Cloud Identity 帳戶中加入更多網域

25. 若我們公司想要用Gmail大量發信,是否會有發信限制呢?

為維持系統正常運作與帳戶安全性,G Suite 會限制使用者每天可傳送的郵件數量,建議將大量郵件分成兩天傳送,或傳送至群組地址,詳細請參考G Suite管理員說明:G Suite 的 Gmail 傳送限制

26. 請問停權與刪除使用者的差異?

停權只是禁止某位使用者存取機構的 G Suite 服務和資料,帳號仍會保留且收取費用;如果確定帳號已不再使用,可以選擇刪除使用者全部資料。

27. 刪除使用者前的資料搬遷?

G Suite 管理員可以在刪除帳戶前,使用管理控制台的工具來轉移資料給其他使用者。請參考 G Suite 管理員說明:將雲端硬碟檔案轉移給新擁有者

28. 如何從後台看到使用明細?

請您先登入Google Admin console,接著按照以下步驟:

Step 1:到管理控制台後,點選左下角的「報告」

Gmail,文件,日曆,雲端硬碟和其他Google Workspace 應用之間的集成是另一個大賣點。作為一個整體的實時協作平台,Google Workspace 令人印象深刻。

Andy White,Salesforce 基礎架構工程總監

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Step 2:接著點選左側上方的「帳戶」

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Step 3:進入後往下拖曳到「使用者帳戶狀態」,即可下載CSV檔案或匯出至Google試算表。

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