【Google Workspace 指南】專案管理小妙招

專案管理十分繁瑣，通常專案管理會使用 Jira，但是聰明使用 Google Workspace 工具，可以讓你事半功倍！本文將教你如何使用 Google Sheet、Google Calendar、Gmail以及其他小功能，讓你專案管理的過程更流暢。

一、Google Sheet 

一鍵產出甘特圖、時間軸

使用 Sheet 內建時間軸的功能，選取欲製作時間軸的表格區域，就可直接獲得一張精美、可隨時調整的時間表。在做Statement of work（簡稱SOW）時，更可以直接利用這項功能，快速產出 Timeline，就算臨時被客戶要求調整時程，也不用花時間重新拉表，可節省大量時間。唯獨需要注意，內建時間表有子項目數量上的限制，一張時間表中最多只能建立兩個子項目。 面對這個問題，CloudMile 專案管理團隊建議，可將專案切分為多個階段去產出時間軸（將整體專案切細），依舊可加快作業效率且滿足專案需求，相當適合不擅長公式或是想節省時間的人！

內建下拉式選單模組

想要建立可持續使用的專案管理模組，只需要寫一些簡單公式，並搭配 Sheet 內建的下拉式選單模組就可以完成一個可重複使用的專案管理表單，你可以自己設計選單的內容，例如時間、負責人員、專案狀態等等。

自動化管理、修改資訊

在 Sheet 中寫好特定公式，後續遇到需要更改時間的狀況時，只需改一處的 start time，所有在 Sheet 上的甘特圖／Time Line、表格起始日、細項都會一併更改！省時省力，又能降低出錯的風險。

強大的協作功能

你可以在 Sheet 中創建動態項目計劃和甘特圖，用於管理項目、任務和截止日期。來自世界各地的團隊成員都可以直接在 Google Sheet 中更新自己的進度；也可以在 Sheet 上的每一個空格中插入註解或是標記同仁，用以指派任務。另外先前提到的甘特圖模板，也可以輕鬆與團隊成員共用，一鍵複製、啟用。

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二、Google Calendar

輕鬆掌握團隊時程

創建專案專屬的 Calendar，讓所有人都能掌握彼此的最新動態。你可以借助 Calendar 追蹤任務的截止日期，也可以查看團隊的  Calendar 來追蹤會議、培訓安排、個人休假情況等。如果要約多位同仁開會，只需將不同同仁的空閒時間比對，尋找空閒時段，以及該時段的空閒辦公室，即可透過 Calendar 邀請同仁參加會議。

再偷偷告訴大家一個小撇步：在約會議時，只要點選「建議時間」，Calendar 就會直接告訴你，哪個時段大家都有空、可以參與會議。

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一站式完成發送會前通知、會議資料

發送會議邀請後，常常需要額外寄信補充注意事項與會議用的資料？其實你可以更輕鬆、快速地完成這件事。在建立會議邀請時，你就可以直接在預約頁面添加 Google Doc、Google Sheet、Google Slide，不管是會議需要討論的簡報，還是需要請大家事前閱讀的參考資料，都可以直接附給與會人員，不用額外寄信。（Google Calendar 現在也有預設模板可以使用，如製作會議記錄等，一鍵就可完成）會議邀請完成後，你也可以選擇要不要寄送 Gmail 通知給與會者，不再需要額外寄信通知，節省反覆來回寄信的繁複作業。

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直覺顯示可預約時間

當你每天會議滿檔，時程十分忙碌，沒有空和別人一來一回喬時間時，或許你可以嘗試使用「會議預約系統」(Schedule Appointment)。這項功能可以編輯個人想要對外開放預約的時間表，讓同仁（甚至外部合作夥伴）一目瞭然自己的空檔，選好即可自動預約空檔時段，並且自動為您新增會議，降低來回溝通的時間。

三、Gmail

快速分類信件、處理順序

同時與多個團隊合作不同的項目，讓你回信時眼花撩亂？您可以使用星號標記​​將特定信件標示為重要信件、讓 Gmail 的優先收件箱自動為您整理電子信件並設定期的優先性，或為特定項目設置篩選機制和標籤，以便輕鬆查找和回覆電子郵件，幫你節省分類時間。

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內建多種溝通方式

一直回覆信件，導致擁有多個信件「聊天串」？這時你可以選擇點選左邊的 Chat ，更即時地與同仁一對一對話，也可以直接在 Gmail 介面上發起視訊會議，讓溝通更直接、有效率。如果今天需要同時和多人對話，也可以善用 Spaces 功能。Spaces 其實就是群組的概念，可以和團隊在 Spaces 中討論，它會自動協助蒐集對話中的文件、檔案，集中在「檔案」欄位，讓團隊免去往回查找資料的煩惱；也可以建立「工作」，讓團隊能夠快速確認有哪些待辦事項尚未完成。

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一站式整合所有待辦事項

Gmail 整合了幾乎所有 Google Workspace 功能，從 Calendar 上發起的會議邀約，或是直接寄送到 Gmail 的郵件，都可以直接加入至 Tasks，只需要打開右邊隱藏的側面版，就可以看到需要完成的工作項目，且加入的任務會自動夾帶信件中的附件。

四、其他隱藏小功能

Keep

如果你在網路上看見想記下的警世名言，或是老闆、同事分享了不錯的文章段落，想節錄下來時，你可以將文字圈選並點選右鍵，即可直接存取至 Keep。當未來在做簡報、寫報告時，就可以直接打開 Keep 引用或查看，，或新增內容到檔案中，避免突然想到、卻找不到內容的悲劇發生。

Marketplace

如果今天公司有使用其他第三方軟體，如 teams、Zoom 等，你也可以點選右方功能列中的加號，查看 Google Workspace 是否有和該品牌、廠商合作與整合。

如果有的話，恭喜你！把它加入功能列之後，你再也不用跳出視窗、開啟新頁面了，只需要在 Gmail 介面中一鍵點選，即可開啟該第三方軟體，讓同仁對內、對外都能順暢溝通。

專案管理的好幫手 - Google Workspace 

執行一個專案的過程十分複雜且漫長，好用又好上手的輔助工具，除了可以增加工作效率外，還能減少出錯風險、增加客戶體驗。儘管專案管理大多使用 Jira，但是 Google Workspace 主打的協作功能可以讓團隊協作更順暢，Google Workspace 絕對是你的專案管理好幫手。

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